Contacto y Seguimiento Automatizado de Prospectos

Problema

Una empresa de servicios B2B tenía leads calificados sin atender por 72+ horas. Sin personal dedicado al seguimiento, perdían un estimado del 30-40% de los prospectos, con solo 4% de tasa de conversión a reunión.

Solución

Un sistema de dos workflows que conecta Odoo CRM, Gmail y Google Calendar. El Workflow 1 se dispara con leads nuevos en Odoo, genera emails personalizados via Gemini con structured output parsing, y programa seguimientos. El Workflow 2 monitorea respuestas, clasifica intención con GPT-4o-mini (reunión / más información / no interesado), y agenda eventos automáticamente o envía follow-ups contextuales con espaciado dinámico (2, 4, 7, 10, 14 días).

Resultados

• Tiempo al primer contacto: 72+ horas → < 3 minutos (-99%)
• Tasa de conversión a reunión: 4% → ~13% (+200% reuniones/mes)
• Tasa de respuesta: 11% → 28% (+155%)
• Horas de seguimiento manual: 15-20/semana → 0 (-100%)
• Pérdida de prospectos por enfriamiento: 30-40% → 0%

Arquitectura

WORKFLOW 1 — Primer Contacto (Webhook Odoo)
Evento Odoo → Extraer Datos del Prospecto
  → Gemini (email personalizado via LangChain Agent + Structured Output Parser)
  → Gmail API (enviar)
  → Odoo (actualizar etapa)
  → NocoDB (programar seguimiento)

WORKFLOW 2 — Seguimiento Automatizado (cada hora)
Schedule → NocoDB (seguimientos pendientes hoy)
  → SplitInBatches
    → Gmail (revisar hilo por respuestas)
    → ¿Hay respuesta?
      → GPT-4o-mini (clasificar intención)
        → "reunion" → Google Calendar (crear evento) + Odoo + Notificar
        → "mas_info" → Generar respuesta + Enviar + Reprogramar
        → "no_interesado" → Odoo (marcar perdido)
    → ¿Sin respuesta e intentos < 5?
      → Generar follow-up con espaciado dinámico → Enviar
    → ¿Intentos >= 5?
      → Odoo (marcar perdido - sin respuesta)